智能槍櫃的管理系統可按用槍單位分級模式自主設定系統組織結構。例如，可統一建立市局、區/縣分局、基層(派出所)的傳統三級組織組織管理結構，也可由授權的系統管理員按要求在不同的級別和建制中分別建立組織結構，如用槍單位的系統管理員可建立管理本局內直屬單位的智能槍櫃使用審批方案及監督機構;區/縣分局的系統管理員可建立在本級單位管理圍內智能槍櫃使用審批方案及監督機構，以此類推。

各級系統管理員可查看自己本級及下級所有組織機構信息，但不能查看上級或平級組織機構信息。系統還支持以批量導入的方式導入各級組織機構。

各級系統管理員及智能槍櫃管理員可以根據自己級別的組織機構，錄入本級機構領導或警員信息並設定專員權限或角色。錄入信息包括以下幾項：警員、姓名、指紋信息、所屬單位、性別、警員、職級、權限或角色。

可以樹狀圖的形式清晰的展現出各用戶之間的上下級從屬關係，各級系統管理員及智能槍櫃管理員可查看自己本級及下級所有用戶信息，但卻不能查看上級用戶信息。能以批量導入的方式導入各級用戶信息。